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Secretaria Dirección de Sede

Confidencial

Publicado:

Publicado hace 46 días

Salario

No especificado

Tipo de puesto:

Importante institución de educación superior, ubicada en la comuna de Huechuraba, necesita secretaria para la Dirección de la Sede, de acuerdo a la siguiente descripción:

 

Objetivo

Ejecutar actividades administrativas en la Dirección de Sede, para contribuir en la entrega de servicios de atención a estudiantes, docentes, y clientes internos y externos, en la organización de reuniones y documentación, cumpliendo los requerimientos de acuerdo a los lineamientos de servicios definidos por Duoc UC.

 

Funciones y responsabilidades

  • Realizar la coordinación de citas y/o reuniones principalmente de la dirección y en ocasiones del resto del equipo de la sede, para mantener el cumplimiento de los requerimientos de la dirección y otras áreas 
  • Atender los requerimientos de alumnos que no han sido resueltos en los niveles de coordinación y dirección de carreras y que requieren escalar a alguna subdirección o dirección sede.
  • Gestionar solicitudes de “Comisión de Gracia” en el caso de estudiantes que solicitan anulación de pagarés por motivos graves e imprevistos.
  • Atender los requerimientos de clientes internos y externos, en forma presencial, telefónica o vía correo electrónico; para mantener  la entrega de información o documentación relacionada con temas administrativos requeridos.
  • Realizar la confección de cartas, informes, memorándum u otro tipo de documentación, para mantener el cumplimiento de los requerimientos de la dirección o dar respuesta a requerimientos de alumnos, clientes internos o externos.
  • Ejecutar la recepción, clasificación, distribución y despacho de la correspondencia (externa o mediante valija), para mantener la disponibilidad de información recibida tanto interna como externa.
  • Gestionar la compra de pasajes, alojamiento y arriendos para viajes en las que participe el equipo de Dirección.
  • Apoyar en las gestiones administrativas de las otras áreas de la Sede; para contribuir al cumplimiento de las actividades programadas.
  • Coordina agenda de la dirección y subdirecciones, organizando compromisos y actividades (entrevistas, reuniones, comisiones de servicios, entre otros) según requerimientos del área y disponibilidad de horarios, validándolo con la Jefatura. 

 

Requisitos y experiencia

  • Conocimientos: Office nivel intermedio, archivo y clasificación de documentos, redacción y ortografía. Deseable Conocimiento en Sistema de Gestión (SAP o Miraweb).
  • Experiencia: trabajo en cargos similares en términos de atención de clientes y en el desempeño de funciones en niveles organizacionales de dirección.
  • Competencias: trabajo colaborativo, orientación a la calidad, proactividad con impacto y compromiso con el servicio Otros deseables: Discreción en el tratamiento de información confidencial
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